店の時計が22時をまわっても、結局先輩は現れなかった。

「もう帰ったと思ってたよ、ごめんね!」

メッセージを確認して店から出た。

・・・・・・・

ご飯を一緒に食べる約束したけど

仕事が理由で先輩にフラれた私が、

残業せず仕事を進めるコツを書きます。泣

社内外から「仕事が早い」「要領が良い」と評価していただいているので、段取りが苦手な方は参考になれば幸いです。

ちなみに、今も尊敬している元上司の口ぐせが、

「とろくせー仕事は誰でもできる!段取りしろ!」

(訳:とろとろしたマヌケで遅い仕事だったら誰にでもできますよ、しっかり段取りを考えてやりなさい)

だったので、その影響を受けていると思います!

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残業する人に共通すること

・「定時過ぎても別に予定ないし、仕事してもまあいいや」
・凝り性
・時間にルーズ
・何事も自分が抱えてやろうとする
・自分は器用じゃないと思いこんでいる

まずはこれらの要素を全部捨てましょう。

話はそれからだ。

時間は有限だし、自分の仕事を進める上での指針があれば仕事は効率化できます。

はじめから完璧を目指さない仕事の進め方

与えられた10個の仕事のバランスは?

今回書く方法は、仕事が10個あったとき、

「10個すべての仕事を80点で期限前に仕上げる」というのが前提です。

「10個の仕事のうち、3つは120点だけど残り7つは40点、締め切りギリギリの仕上がり」

これでは意味が無いというのが私の考えです。

スタートダッシュに気合いを入れすぎて、早い段階でガス欠を起こしています。

初めから100点を目指さないことが実はとても重要。

1.仕事は全体像から俯瞰(ふかん)する

まず、仕事の指示を受けるとき、必ず確認しておきたいのが「目的」と「期限」です。

目的:なぜこの仕事をやるのか、最終的にどういう状態まで持っていけば良いのか。

期限:いつまでに仕上げればいいのか。

この2つを確認することで、任された仕事それぞれの「ボリューム」が想像できます。

この仕事のボリューム感を最初に自分でイメージすることで頭の中が整理されます。

だから、

A「やることが多くて大変そうだけど、時間には余裕がある」

B「そんなに時間はかからなさそうだけど、締切まで時間がない」

C「人を巻き込みながら相談して進めていったほうが良さそうだ」

といった具合に、仕事ごとにざっくりとしたイメージをつけていきます。

そうすることでやらなければいけない仕事のタイプや全体像が見えてきます。

床に「仕事」というカードをそれぞれ並べてみて、上から全体を見渡してみる作業と言えます。

2.優先順位をつけて期限を決める

やらなければいけない仕事全体をイメージしたところで、次は優先順位をつけていきます。

さきほどの例のABCの優先順位を、B>C>Aとします。

単に仕上げるまでの期限が短かったり、人との調整や打合せに時間をとられそうなものは、かかる時間が読めないので優先度が高めです。

また、期限を決める=求められている日時より前の、自分の中での期限のことです。

求められている日時より数日前(2~3日前)に設定しておくのがポイント。

2~3日というのは何かあった時のための保険です。

3.グループ別・要点別に書き出す

つづいて、10個の仕事をA・B・Cのグループに分けてみます。

つまりそれぞれの仕事がどういった性格なのかをはっきりさせます。

Bが2つ、Cが3つ、Aが5つといった感じで分類できたら、

優先度の高いBのなかでも一番初めにとりかかる仕事の要点を2~3点洗い出します。

4.外注する

要点を洗い出してみたら、ここでいったん、人に任せられそうな仕事がないか考えよう。

自分がやらなくても良い仕事は必ずあります。

5.TO DOをひたすら単純化する

あとはさきほどのステップで考えた要点を単純化細分化します。

・〇〇さんにEメールを送る
・△△さんの予定を確認して約束を取り付ける

など、これ以上分解できないくらい単純な「やることリスト(TO DO)」を箇条書きで作ります

そのTO DOをさきほど決めた自分の中の期限を意識しながら、順番にどんどん片付けていけば良いです。

箇条書きが多くても、やることがはっきり分かっていて単純であれば、消化していくスピードも早い。

また、可視化しているので、残っている仕事量がすぐに確認できてペースを調整しやすい。

だからダラダラ残業しなくてもサクッと定時で上がります。

6.80点を100点まで高める

今まで5つの段階を確実に押さえていれば、前提である「10個すべての仕事を80点で期限前に仕上げる」というレベルは達成されているでしょう。

そして、まだ求められている期限まで2~3日残っているはず。

ここで「自分の中の期限」を設定したことが効いてきます。

時間がある=心にも余裕が生まれる、ということです。

この段階で知恵をしぼり、80点を100点まで高めていく時間にします。

・クオリティが上げられそうな要素がないか考え、それぞれの仕事の完成度を高める。
・急な内容変更があっても、少しは対応できる。
・別の仕事が舞い込んでも調整できる。
・他の人に確認してもらって客観的な意見を求めることができ、修正できる。
・ここまでの仕上がりでも「早いな」とほめられる。

良いことだらけです。

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効率と完成度を相乗的に上げていく方法

そんなうまい話があるのかということですが、

私の経験上、あると思います。

仕事論とか自己啓発本に「PDCAサイクルを意識した仕事をしろ」、と書かれているのをよく目にします。

P:Plan 計画
D:Do 実行
C:Check 評価
A:Action 改善

ということなんですが、要は「やりっぱなしで終わらせないで次に生かせよ」ということ。

PDCAを順番に実行していき、グルグル繰り返して精度を上げていくことで完成度を高める。

有名でメジャーな方法論です。

この方法論に別の要素を加えると、さらに高い成果が得られるんじゃないかと!

それは簡単に言うと「仕事のポイントとなった過程をデータで残す」ということ。

・Aという仕事に〇〇時間をかけた
・Bという要素でつまずいた
・CとDを選択する場合、コストならC、サービスならD
・Eさんへの仕事依頼はFさんを通すとスムーズ

といったように、覚え書きをためていくのです。

そうすると「今回の仕事から得た情報」と「今後生かせそうな情報」が貯まっていきます。

データで残す理由は、同僚や後任者へより具体的な情報を渡したいからです。

その情報をどうするかは相手に委ねます。

そうして少しでも職場全体の仕事の効率化をすすめたいから。

仕事をする上で、PDCAサイクル+過程をデータで残すというのは常に意識しています。

手を抜いても良い

ここまでさんざん仕事の進め方を熱く語っておいてなんですが、

会社員の場合は、別に手を抜いても良いと思います。

経験上、仕事というのは少しでも余裕がありそうな人に振られる傾向があるからです。

本来「あの人は出来る」「仕事が早い」という評価をもらうことは嬉しいことであるはずなのに、

仕事を任されて押しつけられて自分の首を絞めるという状況に追い込まれがちです。

結果、仕事量がかたよって忙しい人に不満がたまります。

そうなるくらいなら、心身を守るためにも、余裕があるのに忙しいふりをすることは、ある意味とても大切です。

そこは、ズルくいきましょう!笑

自営業やフリーランスなど、仕事の成果が報酬にダイレクトに反映される働き方の人はその限りではないと思います。

ともあれ、仕事は楽しく充実感をもって取り組めるのが理想ですね。

ではまた。

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